Elektronsko korisničko uputstvo
Informaciono knjigovodstveni web program
CopyRight © Poslovna Informatička Solucija Novi Sad
Matična zaposlenih
title

Osnovne napomene vezane za program 

Matična evidencija zaposlenih je evidencija svih zaposlenih radnika u jednom kolektivu, bilo da su aktivno zaposleni, privremeno ili su bili zaposleni a sada više nisu. Dobra kadrovska evidencija sa što više relevantnih podataka je osnovni preduslov za za dobar menadžment ljudskim resursima. U kadrovsku karticu se upisuju i podaci vezani za zarade.

Glavna forma 



U glavnoj formi koja je prikazana iznad iz menija možete odabrati sledeće opcije:
  

  • Novi - Unos novog zaposlenog
  • Osveži - Osvežava podatke ukoliko je neko od drugih korisnika ažurirao podatke radnika
  • Pretraga - Potraga za zaposlenima na osnovu zadatog filtera
  • Izbaci sort - Poništava sort
  • Sortiraj kartice - Sortirajte kartice na osnovu odabranih polja
  • Izvezi u Excel - Izvezite kompletne kartice u excel format
  • Složena pretragaSluži za pretragu po svim postojećim poljima sa korisnički definisanim upitom
  • Pomoć - Elektronsko i video uputstvo 




U glavnoj formi na uvid imate takozvani katrični pregled zaposlenih sa tri kolone i tri reda po jednom prikazu. Tom prilikom svaka kartica prikazuje osnovne podatke vezane za zaposlenog (slika iznad).
  

  • Fotografija zaposlenog – Slika ili fotografija zaposleng sa prepoznatljivim i čistim konturama lica;   
  • Prezime - Prezime zaposlenog;   
  • Ime - Ime zaposlenog; 
  • JMBG - Jedinstveni matični broj iz lične karte;  
  • Funkcija u kolektivu – Funkcija ili položaj u firmi koju obavlja zaposleni;   
  • Pripadnost poslovnom odeljenju – Pripadnost, odnosno sturuktura pripadnosti poslovnom odeljenju, stukture pripadnosti su odvojene zarezom; 
  • Mesto / prebivalište - Mesto ili prebivalište zaposlenog; 
  • E-mail - e-maili adresa koja služi za služi ujedno i za poslovnu komunikaciju. 


Unos i ažiriranje podataka o zaposlenima

Lični podaci

Unos novih podataka o zaposlenom započinjete kada kliknete na dugme u galvnom meniju [Novi] a postojeći tako da kliknete na ikonu koja se nalazi u gornjem desnom delu na svakoj kartici.  




Prvo vam se otvori TAB ili odelljak [ 
LIČNI PODACI ] tj. dobijete ekran sa osnovnim podacima gde se nalaze sledeća polja (slika iznad):  

  • Slika - Slika ili fotografija zaposlenog se ubacuje tako što kliknte na ikonu fascikle u okviru namenjennom za sliku, nakon toga vam se otvori dijalog da izaberete sliku sa svog računara. Kada ste izabrali sliku program proverava nekoliko stvari u vezi slike:
    • Slika mora biti u rezoluciji 200 x 200 piksela. Na taj način se optimalno prikazuje u glavnoj formi i pripadajućim izveštajima
    • Slika ne može biti veća od 50 KB. Ovo ograničenje je uvedeno zbog toga što nepažnjom možete uneti slike i do 100 puta veće, pa to drastično otežava protok i manipulaciju, a suštinski prikazuje za korisnika uvek istu veličinu, ali je u bazi slika mnogostruko veća. Upravo zbog toga se morate držati navedenih pravila
    • U principu slika veličine 200x200 piksela u PNG formatu 8 bitna kolor paleta zauzima oko 22 KB
  • JMBG – Jedinstveni matični broj građana, unosite u potpunosti svih 13 cifri. Ukoliko ukucate manje cifri od predviđenog sa desne strane pojavljuje se ikona sa upozorenjem da JMBG nije u ispravnom formatu  (Obavezan podatak);  
  • Ime - Puno ime zaposlenog (Obavezan podatak);  
  • Prezime – Puno prezime zaposlenog (Obavezan podatak)
  • Datum rođenja - Datum rođenja;
  • Mesto prebivališta - Mesto prebivališta kucate po nazivu ili na osnovu poštanskog broja, a u padajućem meniju se pojavljuje naziv mesta. Ukoliko na spisku padajućeg menija ne postoji mesto, mesta unosite u matičnu evidenciju mesta koja se nalazi u odeljku [Nomenklature][Mesta]; 
  • Adresa – Adresu unosite u punom formatu (ulica, broj, sprat, broj stana itd..);
  • E-mail – Prvobitno se odnosi se na službeni e-mail koji zaposleni koristi u službenoj komunikaciji, ako firma nije tako organizovana da zaposleni imaju svoj kompanijski e-mail koji dodeljuju zaposlenima, onda se upisuje privatni e-mail zaposlenog. Iako e-mail nije obavezan podatak ukoliko upište nešto vrši se kontrola da je upisan ispravan format e-maila po međunarodnom stadardu;
  • Bračni status - Bračni status odabirete iz padajućeg menija. Ukoliko na spisku padajućeg menija ne postoji status koji vama treba, bračni status unosite u odeljku [Nomenklature][Opšte][Bračni statusi]; 
  • Aktivan - Označava da li je zaposleni aktivan ili više nije. Štiklirano = Aktvan / Neštiklirano = Pasivan. Prilikom unosa novog zaposlenog ova opcija je automatski štiklirana. 



Poslovni podaci






Kada ste završili sa unosom podataka u navedenom TAB-u otvorite TAB ili odelljak [POSLOVNI PODACI] gde se nalaze sledeća polja (slika iznad):   
  • Status radnog odnosa - Status radnog odnosa se izabire iz padajućeg menija.  Ukoliko na spisku padajućeg menija ne postoji status koji vama treba, status radnog odnosa unosite u odeljku [Nomenklature][Opšte][Status radnog odnosa]; 
  • Radno mesto – Radno mesto ili funkcija u firmi se izabire iz padajućeg menija.  Ukoliko na spisku padajućeg menija ne postoji radno mesto koji vama treba, radna mesta unosite u odeljku [Nomenklature][Opšte][Radno mesto / funkcija]; 
  • Lokacija radnog mesta – Odnosi se na lokaciju gde zaposleni radi (Magacin br.1, 2 sprat, soba 345, sto 2/5 i slično).Upisujete onako kako sami utvrdite metodologiju beleženja radnih mesta. Maksimalni broj karaktera za ovo polje je 50; 
  • Tekući račun - Privatni tekući račun zaposlenog na koga se uplaćuje zarada i ostala primanja;
  • Pripadnost poslovnom odelenju – Logika sa kojom se vodila zamisao oko poslovnih odeljenja jeste ta da je svako odeljenje i pododeljenje (bez obzira koliko ih ima) jedan atrubut. Primera radi ako vaša firma ima svoje poslovne jedinice u Beogradu, Nišu i Novom Sadu, a svaka ima svoj menadžment, magacine, a magaicni imaju recimo i svoja stovarišta. Zaposlenom se u ovom polju odabire sa padajuće liste svi atributi kojima pripada. Ovako razdvojeni atributi mnogo lakše pomažu kod filtriranja podataka po bilo kom atributu, nego da se fiksno upisuje strukrura pripadnosti poslovnom odelenju po drvo sistemu sa pripadajućim granama. Ukoliko vam se ne pojavljuje poslovni atribut iz padajućeg menija ili dok kucate to znači da nije unesen u matičnu tabelu markera. Poslovna odelenja i njihovi atributi unose se kao markeri u odeljku [DMS][Promene][Markeri];
  • Stepen stručne spreme – Stepen stručne spreme se izabire iz padajućeg menija.  Ukoliko na spisku padajućeg menija ne postoji SSS koji vama treba, SSS unosite u odeljku [Nomenklature][Opšte][Stepen stručne spreme]; 
  • Datum isteka ugovora – Odnosi se na datum kada isitiče ugovor o radu; 
  • Datum isteka pripravničkog staža - Odnosi se na datum kada po ugovoru prestaje pripravnički rad; 
  • Kontakt telefon – Privatni telefon za kontakt, preferira se mobilni a može i fiksni ako to zaposlenom odgovara. 

 

Porodica   



TAB ili odelljak [
PORODICA] nalaze se sledeća polja (slika iznad):

  • Svojstvo - Svojstvo u porodici ili porodični status se izabire iz padajućeg menija.  Ukoliko na spisku padajućeg menija ne postoji status koji vama treba, porodični status unosite u odeljku [Nomenklature][Opšte][Porodični status] (Obavezan podatak);
  • Ime i prezime - Ime i prezime člana porodice (Obavezan podatak);
  • Datum rođenja - Datum rođenja člana porodice;
  • Opis - Socijalni status (npr. učenik, student, penzioner, struka).



Zaposlenja



TAB ili odelljak [
ZAPOSLENJA] koji je osmišljen radi evidencije istorije zaposlenja, gde se nalaze sledeća polja (slika iznad):

  • Početak rada - Odnosi se na datum početka rada u firmi u kojoj je prethodno bio zaposlen kao i u trenutnoj (Obavezan podatak);
  • Završetak rada - Odnosi se na datum završetka rada u firmi u kojoj je prethodno bio zaposlen, ukoliko je trenutno zaposlen u vašoj firmi ovo polje ostavljate prazno (preporučujemo da kada zaposleni prestane da radi u firmi, pored toga što ga označite kao pasivnog i unesete datum završetka rada u vašoj firmi);
  • Naziv preduzeća - Naziv firme u kojima je zaposleni radio ili još radi(Obavezan podatak);
  • Kratak opis vezan za radno mesto - Pozicija zaposlenog u firmi u kojoj je bio radio ili je trenutno zaposlen.


Dešavanja



Nakon toga otvorite TAB ili odelljak [
DEŠAVANJA] u koji je predviđeno da se beleže: obuke koje je zaposleni imao, događaji na koje je išao (forumi, okrugli sto, položen javnobeležnički ispit...), promena plate (bonusi, povišice, smanjenja) ili bilo koja informaciju u tom obliku koja je vama bitna. Popunjavaju se sledeća polja:

  • Datum događaja - Datum događaja kojem je zaposleni prisustvovao (Obavezan podatak);
  • Kratak opis događaja - Tip ili naziv događaja (Obavezan podatak);
  • Detaljan opis događaja - Kao što je navedeno na slici iznad, u ovo polje se unosi sve što vi smatrate da je bitno zabeležiti za određeni događaj, npr. trajanje događaja, dostignuća, udeo, doprinos, itd.

Odsutstva

Ovaj TAB ili odeljak [ODSUSTVA] se koristi za evidenciju odsustva zaposlenog. Sadrži sledeća polja za unos:

  • Vrsta - Vrsta odsustva (primeri navedeni na slici iznad). Ukoliko želite da dodate nove vrste odsustva idite na:...
  • Datum početka - Datum početka odsustva;
  • Datum završetka - Datum završetka odsustva;
  • Opis - U ovo polje upisujete detalje odsustva.


Odsutstva


Godišnji odmor

Biografija



TAB ili odeljak [BIOGRAFIJA] se koristi za unos statičnih informacija o zaposlenom koje su vam potrebne, a da već nisu navedene u prethodnim odeljcima.


E-dokumentacija





Zarade


Ostalo




Pretraga zaposlenih  




 

Pošto je ovo program za unos i ažuriranje zaposenih a ne za manipulaciju i pretrage, smatrali smo da je od filtera za pretragu podataka potrebno samo par podataka, jer smatramo da onaj ko manipuliše matičnom evidencijom i želi da ažurira podatke zaposlenog barem zna ime, prezime ili odeljenje u kome radi zaposleni. Tako da su za ovu aplikaciju sasvim dovljni filteri po navedenim podacima: 

  • Ime – Dovoljno je da upište celo ime ili delimično, zapravo samo jedan karakter minimalno. 
  • Prezime – Dovoljno je da upište celo prezime ili delimično, zapravo samo jedan karakter minimalno. 
  • Poslovno odelenje – Odaberite iz padajućeg menija poslovno odeljenje, dovoljan je samo jedan atribut. Na primer ako neko radi u (PJ Beograd, Prodaja reporomaterijala, Stovarište 4), možete odabrati i samo (Stovarište 4) i dobijate sve radnike koji imaju ovaj atribut. 
  • Status zaposlenosti – Podrazumevano je da tražite sa statusom “Aktivni” ali ukoliko želite potražiti nekoga ko veše ne radi kod vas odaberite status “Pasivni”. 

 


Napomena
  

U gornjem meniju ne postoji opcija za brisanje zaposlenih. Razlog tome jeste to što uneseni zaposleni ne bi trebao nikada da bude izbrisan iz evidencije. Ako prekine sa radnim odnosom iz bilo kog razloga treba samo da se proglasi pasivnim i to je sve. Trag o aktivnostima zaposlenih treba da ostane u evidenciji zauvek, bilo da ti podaci nekada zatrebaju nekome u firmi ili radi dokazivanja radnog staža, potvrde biografije i mnogo toga. 

 

 

 


Ažurirano: 09.12.2019